Handwerkersoftware verspricht das Gleiche wie wir: weniger Abende am Schreibtisch. Angebot schreiben, daraus mit zwei Klicks die Rechnung machen, Zeiten mobil erfassen, alles zu einem Projekt an einem Ort. Die drei bekanntesten Anbieter für kleine und mittlere Betriebe in Deutschland sind Plancraft, ToolTime und HERO. Wir haben Pakete und Preise verglichen und sagen, welcher Typ Betrieb wo richtig liegt.
Ab wann lohnt sich Handwerkersoftware überhaupt?
Ehrliche Faustregel: Wenn Sie pro Woche mehr als zwei, drei Angebote schreiben, regelmäßig Rechnungen hinterherlaufen oder Ihre Stundenzettel montags aus Papierbergen rekonstruieren – dann rechnet sich ein System ab dem ersten Monat, weil es Abende zurückgibt. Für den Solo-Betrieb mit drei Stammkunden und fünf Rechnungen im Jahr reicht dagegen oft ein gutes Rechnungsprogramm; eine komplette Betriebssoftware wäre Overkill.
Die drei im Schnellporträt
Plancraft – der einfache Einstieg
Plancraft aus Hamburg positioniert sich als die Software, die man ohne Schulung versteht. Angebote, Rechnungen (inklusive E-Rechnung), Projekte, Zeiterfassung, mobile App – dazu ein KI-Telefonassistent namens PORTA, der Anrufe annimmt, wenn Sie auf dem Dach stehen. Bemerkenswert: Es gibt einen kostenlosen Einstiegstarif mit eingeschränkten Funktionen – zum risikofreien Ausprobieren mit echten Aufträgen.
- Preise (jährliche Zahlweise): Business ab 59,90 €/Monat, Pro ab 109,90 €/Monat, Premium ab 199,90 €/Monat – plus 0-€-Tarif zum Reinschnuppern
- Stärken: sehr niedrige Einstiegshürde, Gratis-Tarif, moderne Oberfläche, DATEV-/GAEB-/DATANORM-Schnittstellen
- Zu bedenken: Wer viele Speziallösungen braucht (z. B. tiefe Lager- oder Wartungsverwaltung), stößt eher an Grenzen als bei HERO; die Plantafel kostet extra
ToolTime – klare Pakete nach Teamgröße
ToolTime aus Berlin macht die Auswahl einfach: drei Pakete, sortiert nach Mitarbeiterzahl, alle Kernfunktionen (Angebote, Rechnungen inkl. E-Rechnung, Mahnwesen, Zeiterfassung, Terminplanung mit SMS-Erinnerung, GAEB, Aufmaß) in jedem Paket enthalten. Dazu ein Kundenservice, der im Chat in unter 15 Minuten antwortet – für Betriebe ohne IT-Nerven ein echtes Argument.
- Preise (Jahresvertrag, 12 Monate Mindestlaufzeit): SOLO 79 €/Monat (1 Nutzer), TEAM 149 €/Monat (bis 5), MAX 299 €/Monat (bis 10, weitere Nutzer 29–35 €/Monat) – regelmäßig Aktionsrabatte für Neukunden; DATEV-Integration +19 €/Monat
- Stärken: übersichtliches Preismodell ohne Funktions-Kleingedrucktes, starker Support, integriertes Zahlungssystem (ToolTime Pay, ab 1 % Gebühr)
- Zu bedenken: 12 Monate Vertragsbindung; Importe (Material-/Kundendaten per CSV) und Schulung kosten in kleineren Paketen einmalig extra
HERO – das „Betriebssystem" für wachsende Betriebe
HERO aus Hannover ist der Funktionsriese der drei: neben dem Standard (Angebote, Rechnungen, Plantafel, Zeiterfassung, App) gibt es Lagerverwaltung, API-Zugang, einen KI-Telefonagenten (HERO Voice), automatischen Zahlungsabgleich (HERO Wallet) und mit „Copilot" ganze Automatik-Strecken für wiederkehrende Abläufe. Das Zielbild ist erkennbar: der Betrieb, der auch läuft, wenn der Chef nicht am Schreibtisch sitzt.
- Preise (Jahresvertrag, Aktionspreise Juli 2026 in Klammern): HERO Select ab 69 € (59 €)/Monat für kleine Teams, HERO OS ab 119 € (109 €)/Monat, HERO OS Plus ab 299 € (289 €)/Monat – jeweils inkl. 1 Lizenz; weitere Standard-Lizenzen 59–69 €, App-Lizenzen für Monteure 22 €/Nutzer. OS Plus erfordert einen kostenpflichtigen Implementierungsservice.
- Stärken: größter Funktionsumfang, KI und Automatisierung am weitesten gedacht, wächst mit dem Betrieb mit
- Zu bedenken: Lizenzmodell macht größere Teams teurer als die Paketpreise vermuten lassen; mehr Funktionen bedeuten mehr Einarbeitung – wer nur Angebote und Rechnungen will, zahlt für Potenzial mit
Der direkte Vergleich
| Plancraft | ToolTime | HERO | |
|---|---|---|---|
| Einstiegspreis | 0 € (eingeschränkt), Business ab 59,90 €/M. | SOLO 79 €/M. (1 Nutzer) | Select ab 69 €/M. (Aktion 59 €) |
| Team-Preis (Beispiel 5 Leute) | Pro ab 109,90 €/M. | TEAM 149 €/M. (bis 5 inkl.) | OS ab 119 €/M. + Lizenzen (Büro 59–69 €, App 22 €) |
| E-Rechnung | enthalten | enthalten | enthalten |
| Mindestlaufzeit | je nach Tarif (jährl. Zahlweise günstiger) | 12 Monate | 12 Monate (Jahresvertrag) |
| KI-Funktionen | PORTA Telefonassistent (Credits) | – | HERO Voice, Copilot-Automationen (ab OS) |
| Besonderheit | Gratis-Tarif zum Testen | Support-Antwort < 15 Min., ToolTime Pay | Lager, API, Automatisierung, Wallet |
| Gratis testen | 0-€-Tarif dauerhaft | 7 Tage | Testzugang auf Anfrage |
Alle Angaben laut Anbieter-Preisseiten, Stand Juli 2026, zzgl. MwSt.; Aktionen und Änderungen vorbehalten.
Unsere Einordnung: Welcher Betrieb liegt wo richtig?
- Sie sind allein oder zu zweit und wollen einfach schneller schreiben: Starten Sie mit dem kostenlosen Plancraft-Tarif. Null Risiko, und Sie merken nach zwei Wochen, ob Ihnen die Arbeitsweise liegt.
- Sie haben 3–10 Leute und wollen ein sorgenfreies Komplettpaket mit starkem Support: ToolTime. Ein Preis, alles drin, jemand geht ans Telefon, wenn es klemmt.
- Sie wachsen, haben Lager, Wartungsverträge oder wollen Abläufe automatisieren: HERO. Teurer und mächtiger – sinnvoll, wenn Sie die Möglichkeiten auch nutzen werden.
Und in jedem Fall: Rechnen Sie mit der eigenen Stunde. Eine Software für 149 € im Monat muss Ihnen nur zwei, drei Abendstunden zurückgeben, um sich zu rechnen – bei einem kalkulatorischen Stundensatz, den Sie Ihren Kunden berechnen, ist die Rechnung meist schnell eindeutig.
Bevor Sie sich entscheiden
Nutzen Sie die Testphasen mit einem echten Auftrag von Anfang bis Ende: Angebot → Auftrag → Zeiterfassung → Rechnung. Erst dabei merken Sie, ob der Ablauf zu Ihrem Betrieb passt. Und falls Ihr Büro grundsätzlich noch auf Zuruf und Papier läuft, lesen Sie vorher unseren Fahrplan „Handwerksbetrieb digitalisieren – womit anfangen?" – Software ist Stufe 3, nicht Stufe 1. Fürs Formulieren zwischendurch bleibt die kostenlose KI-Schiene ohnehin parallel nutzbar.
Dieser Artikel enthält keine Werbe-Links. Sollten wir künftig Partner-Links zu Anbietern einsetzen, kennzeichnen wir sie an Ort und Stelle – unser Vorgehen steht unter Transparenz.