Kaum ein Bürothema wird Handwerksbetrieben gerade so oft verkauft wie die E-Rechnung – gern mit maximalem Alarm. Die Wahrheit: Ja, die Pflicht kommt in Stufen und betrifft auch Ihren Betrieb. Nein, Sie müssen deshalb nicht morgen Ihre komplette Verwaltung umkrempeln. Hier steht, was wirklich gilt und was Sie konkret tun sollten.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem vorgeschriebenen Format (Norm EN 16931) – in Deutschland vor allem XRechnung (eine reine Datendatei) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Daten – für Menschen lesbar, für Software auswertbar).
Wichtig, weil es viele überrascht: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es per E-Mail kommt. Das PDF, das Sie heute aus Word erzeugen, erfüllt die Pflicht ab 2027/2028 nicht.
Die Stufen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen und verarbeiten können. Ihr Großhändler oder Subunternehmer darf Ihnen eine XRechnung schicken – „kann ich nicht öffnen" gilt nicht.
- Ab 1. Januar 2027 – Versandpflicht für große Betriebe: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 – Versandpflicht für alle: Dann gilt die Pflicht bei Geschäftskunden (B2B) ausnahmslos, unabhängig vom Umsatz.
Die Ausnahmen, die Handwerker wirklich betreffen
- Privatkunden: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Die Badsanierung für Familie Müller dürfen Sie weiter als Papier- oder PDF-Rechnung stellen. Betroffen sind Rechnungen an Firmen, Hausverwaltungen, Generalunternehmer, Vereine mit Unternehmenseigenschaft, öffentliche Auftraggeber.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): dauerhaft von der Versand-Pflicht befreit. Empfangen können müssen Sie trotzdem.
- Kleinbeträge bis 250 €: ausgenommen, ebenso Fahrausweise.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
- Empfang sicherstellen (heute): Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen reicht als Empfangskanal. Sie brauchen aber ein Programm, das XRechnung/ZUGFeRD anzeigen und archivieren kann – moderne Buchhaltungs- und Handwerkersoftware kann das standardmäßig.
- GoBD-konform archivieren: E-Rechnungen müssen elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden – der Ausdruck im Ordner genügt nicht. Auch das erledigt Software im Hintergrund.
- Versand vorbereiten (in Ruhe, aber nicht ewig): Wenn Sie regelmäßig Geschäftskunden haben, stellen Sie Ihre Rechnungsstellung vor 2027/2028 auf ein Programm um, das E-Rechnungen erzeugt. Das ist kein Projekt für den Dezember 2027.
- Steuerberater fragen: Ob für Sie die Kleinunternehmer-Ausnahme oder Übergangsregeln gelten, klärt ein kurzes Gespräch – das hier ist keine Steuerberatung.
Welche Software das erledigt
Die gute Nachricht: E-Rechnung ist bei aktueller Software kein Aufpreis-Feature mehr. Die gängigen Handwerkersoftware-Pakete (Plancraft, ToolTime, HERO – hier im Vergleich) erstellen und empfangen E-Rechnungen ebenso wie Buchhaltungsprogramme à la sevDesk oder Lexware Office. Wenn Ihr Betrieb noch komplett auf Word und Excel läuft, ist die E-Rechnungspflicht ein guter Anlass, das Büro einmal grundsätzlich aufzuräumen – unser Fahrplan dazu steht hier.
Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung und enthält keine Werbe-Links. Wie wir mit Empfehlungen umgehen, steht unter Transparenz.